¿Qué es un Documento Digital?

Habiendo ya explicado hace poco sobre las firmas digitales y electrónicas, para nosotros en Nettix también es importante contarte sobre lo que significa un «Documento digital». Es por eso que en este artículo te contaremos y explicaremos como se conforma un Documento digital.

¿Qué es un Documento Digital?

Los documentos digitales son la representación digital de algún archivo, foto, video y demás información que necesites archivar. A su vez, cuentan con la capacidad de ser registrados en un solo soporte de almacenamiento y posteriormente poder identificarlos y recuperarlos de manera inmediata, ya sea que hablemos de un documento, una foto o video, pues todos se registran de la misma manera.

En otras palabras, un documento digital es una representación electrónica de información que puede ser almacenada, procesada, transmitida y visualizada en dispositivos electrónicos, como computadoras, tabletas, teléfonos inteligentes y otros dispositivos digitales. Estos documentos se crean a través de la codificación de datos en formato digital, lo que permite su manipulación y visualización en pantalla.

Tipos de documento digital

Existen varios tipos de documentos digitales, y su clasificación puede basarse en diferentes criterios, como el formato del archivo, el propósito o el contenido. A continuación, se presentan algunos tipos comunes de documentos digitales:

Documentos de texto:

• Documentos de procesamiento de texto en formatos como DOC, DOCX, PDF, RTF, TXT, ODT, entre otros.
• Correos electrónicos y mensajes de texto.

Hojas de calculo:

• Documentos en formato de hojas de cálculo, como XLS, XLSX, CSV, ODS, que contienen datos tabulares y fórmulas.

Presentaciones:

• Archivos de presentaciones en formato PPT, PPTX, PDF, que se utilizan para crear y mostrar diapositivas con contenido visual.

Multimedia:

• Archivos de audio en formatos como MP3, WAV, AAC.
• Archivos de video en formatos como MP4, AVI, MKV.
• Imágenes en formatos como JPEG, PNG, GIF.

Documentos en linea:

• Documentos creados y almacenados en servicios en la nube, como Google Docs, Microsoft Word Online, y otros, que permiten la colaboración en tiempo real.

Documentos de diseño gráfico:

• Archivos en formato PSD (Photoshop), AI (Adobe Illustrator), INDD (Adobe InDesign) utilizados para diseño gráfico y maquetación.

Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de documentos digitales que existen. La tecnología digital ha dado lugar a una amplia variedad de formatos y tipos de documentos que se utilizan en diversas áreas, desde la comunicación y la educación hasta la ciencia, la tecnología y los negocios.

La Importancia de digitalizar un documento

Siempre ha sido una prioridad para todos tener sus documentos bien resguardados, pues muchas veces estos contienen información muy importante que no puede ni debería estar al alcance de todos, ya que un solo error o filtración podría generar perdidas de tiempo e incluso económicas. Ante esto recomendamos tener estos puntos en cuenta a la hora de organizar y digitalizar un documento.

1. Guarda todos los documentos en una sola carpeta madre: Utiliza Sub carpetas y ten una estructura ordenada para los archivos.
2. Utiliza nombres breves y específicos: Se pueden codificar de manera que la organización de los archivos o sub carpetas queden alfabéticamente o con algún orden que sea fácil de dominar.
3. Guardar la información en la nube: Uno de los puntos más recomendados es generar cada cierto tiempo una copia de seguridad para mantener seguro tus datos y evitar inconvenientes, posterior a eso, recomendamos almacenarlo en «La Nube». Servicio además en el que somos especialistas y te brindamos en Nettix.

Alguna de las ventajas

1. Facilidad para compartir y trasladar documentos de una persona a otra: A través de un sistema puedes enviar documentos desde una computadora a otra, ya sea por correo o incluso por redes sociales sin tener un encuentro físico entre ambas partes.
2. Tener una mayor facilidad de edición al momento de la redacción: Muchas veces cuando redactamos un documento a mano, solemos tener algún fallo que al corregir nos obliga a tener que reescribirlo todo nuevamente, por lo que ahora con un teclado es muchos más fácil y rápido de redactar.
3. Facilidad para guardar y encontrar un documento en una base de datos: Con las bases de datos el trabajo se hace mucho más rápido, pues reemplazas lo que antes era un cuarto lleno de archivos por una base de datos que se encarga de organizar y resguardar todos los documentos por ti.
4. Cuidado del Medio ambiente por la reducción de papel: Este es un factor no menos importante, pues ahora, al ser todo digital, reducimos el uso de impresoras y, por lo tanto, de grandes cantidades de papeles que nos hace avanzar un poco más al cuidado del medio ambiente.

Finalmente, también se recomienda tener un servidor en el cual muchas personas puedan tener acceso a la información, incluso tengan accesos de acuerdo a sus cargos en la empresa. Poco a poco tenemos mayor uso de la tecnología en nuestra vida diaria y que nos ayuda cada vez más, pues este mismo se va actualizando y evolucionando para facilitar nuestras labores. A la par, nosotros en Nettix estamos dispuestos a brindarte todo el soporte que necesites en tu integración al mundo tecnológico.