LO NUEVO DE NEXTCLOUD

LO NUEVO DE NEXTCLOUD

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Nextcloud es una nueva solución integral de productividad para empresas, diseñada para ofrecer una alternativa completa a servicios como los de Google y Microsoft en cuanto a funcionalidad, pero cien por cien de código abierto y con un control total de los datos almacenados.

Lo nuevo de Nextcloud es que ofrece almacenamiento y sincronización de archivos, herramientas de comunicaciones y oficina y, por supuesto, colaboración en tiempo real.

¿QUE ES NEXTCLOUD?

Nextcloud, es una herramienta completa orientada a empresas y particulares. Su función es actuar como un servidor de almacenamiento en la nube de fotos, datos, archivos. ¡Y mucho más! Está desarrollado con el objetivo de ofrecer rentabilidad y productividad a empresas, pero también para particulares.

La Nube Privada Nextcloud es una solución que favorece a las empresas, no solo para la mejora de procesos de organización internos, sino para recopilar toda la información en un único lugar, gestionar proyectos y tareas, mejorar la comunicación tanto interna como externa con clientes y proveedores, así como para integraciones con correo electrónico o sistema de trabajo en línea.

NUEVAS HERRAMIENTAS DE NEXTCLOUD

Nextcloud ha ampliado el software que integra, por lo que ahora sí, se trata de una alternativa completa a servicios como los que ofrecen Google y Microsoft. En detalle:

    1. Nextcloud Files: es el corazón del producto e incluye toda la gestión de los archivos: almacenamiento, sincronización, compartición, etc.
    2. Nextcloud Talk: aporta comunicación en tiempo real, ya sea como videoconferencia, chat de texto, compartición de pantalla, etc.
    3. Nextcloud Groupware: completa el conjunto con agenda de contactos, calendario, tareas, notas y otras herramientas, además de correo electrónico y aplicaciones ofimáticas.

¿COMO USAR NEXTCLOUD TALK?

Hoy en día la mayoría de los clientes de mensajería, como WhatsApp, Telegram o Skype cuentan con un cifrado de extremo a extremo donde los mensajes viajan cifrados desde el cliente hasta el servidor. Sin embargo, este cifrado está controlado por un servidor central, y, además, todos los mensajes pasan por él. Así, Talk se convierte en el primer servidor de chat, auto-alojado por los propios usuarios, en ofrecer este cifrado de extremo a extremo para garantizar la total seguridad y privacidad de las comunicaciones, algo muy importante, sobre todo, cuando utilizamos este tipo de plataformas en el entorno empresarial.

¿COMO USAR EL CHAT DE TEXTO EN NEXTCLOUD?

Si no tienes Nextcloud en siguiente enlace te enseñamos paso a paso como instalar y configurar Nextcloud en tu ordenador

Una vez tengas Nextcloud, solo falta ingresar a tu dominio e iniciar sesión con tu usuario y contraseña

Para poder usar el chat con tus contactos debes verificar los siguientes pasos:

    1. Que tus contactos estén registrados en tu mismo dominio de Nextcloud
    2. Que tus contactos pertenezcan al mismo grupo de trabajo en Nextcloud

Una vez que verifiques los pasos, supongamos que quieres usar el chat con uno de tus contactos, primero nos vamos al menú Hablar

Buscamos el contacto, debe aparecer el nombre del contacto y lo seleccionamos

Como puedes ver, ya puedes chatear con tu contacto, escribimos un mensaje y le damos enter o seleccionamos la flecha enviar

Entramos a la otra cuenta y vemos que hemos recibido el mensaje

Ahora si lo que quieres es compartir o enviar un archivo, en el chat seleccionamos el símbolo + escogemos el archivo a enviar, le damos en Seleccionar y listo ya enviastes el archivo en el chat

Para comprobar nos vamos al otro contacto, como puedes ver llego el archivo compartido

¿COMO HACER LA VIDEOLLAMADA EN NEXTCLOUD?

Supongamos que quieres tener una videollamada con tu contacto, para que puedan conversar más fluido, Nextcloud también cuenta con videollamada, pero debes tener en cuenta los siguientes pasos:

    1. Tu computadora o laptop debe contar con una cámara y micrófono
    2. En tu navegador web, ya sea Chrome o Firefox debe tener permiso de acceso a la cámara y micrófono

Una vez que verifiques los pasos, nos vamos al menú Hablar y en la conversación que estás haciendo con tu contacto hay un icono de conversaciones, lo seleccionas y te va a aparecen una barra lateral con más opciones, a continuación, seleccionamos Iniciar videollamada

Esperamos que el otro usuario entra a la videollamada y listo

Ahora so lo que quieres es compartir tu pantalla de tu ordenador, hacemos Click en el icono de compartir pantalla y listo, ya estas compartiendo tu pantalla con el otro contacto

También puede compartir un proyecto por la video llamada, para eso nos vamos a la opción Proyectos y seleccionamos Agregar un Proyecto

Escogemos el tipo de proyecto, en este caso un tablero seleccionamos el proyecto y le damos en Seleccionar Tablero

Y listo, ya compartiste el proyecto con tu contacto

¿COMO USAR NEXTCLOUD GROUPWARE?

Nextcloud Groupware y consiste en la parte organizativa del trabajo. Más concretamente, te permite gestionar tu correo electrónico, un calendario y una lista de contactos.

En primer lugar, contarás con un cliente de correo que permite configurar tus distintas cuentas POP e IMAP, El calendario, una herramienta similar a Google Calendar y otros calendarios donde puedes añadir citas y eventos propios y de otras personas para saber en todo momento a qué se dedica cada miembro de tu equipo, Un gestor de contactos es la tercera herramienta de este apartado dedicado a organizar tu tiempo, y por último, también contarás con un muro virtual llamado Deck donde organizar el día a día al igual que haces con Trello o soluciones por el estilo.

¿COMO CONECTARME A MI CORREO EN NEXTCLOUD?

Para conectarte a tu correo debes tener una cuenta de Hotmail o Gmail e ingresar los datos de la siguiente manera

Luego le damos en conectar y se conectara a tu correo de forma automática, si quieres usar de la forma manual y tienes un servidor de correo, lo mas recomendable tener un cliente externo como Outlook o Bluemail, aunque también puedes hacerlo en tu Nextcloud

¿COMO ADMINSTRAR MIS CONTACTOS CON NEXTCLOUD?

Si lo que quieres es guardar todos tus contactos, Nextcloud cuenta con menú de contactos donde vas a poder almacenar todos sus datos

Lo primero que vamos a hacer es ir al menú Contactos

Si queremos crear uno nuevo, seleccionamos en Nuevo contacto y rellenamos los datos del nuevo contacto

Si queremos guardarlo en un grupo específico, en el campo grupo seleccionamos el grupo o creamos uno nuevo y listo, ya esta asignado a un grupo

Si quieres descargar el contacto, vas al icono de 3 puntos y escoges la opción Descargar, se va a descargar un archivo .vcf, eso lo enviar a tu teléfono y lo importas

Otra forma seria generando un código QR, solo lo escaneas en tu celular y listo

También si tu contacto esta en un grupo, puedes descargar el grupo con todos los contactos, seleccionas en el icono de descargar y se va a descargar un archivo .vcf

¿COMO USAR EL CALENDARIO EN NEXTCLOUD?

Si lo que quieres es organizar o planificar actividades o proyectos, NextCloud también cuenta con calendario y compartirlo con tus contactos

Lo que hacemos primero es ir al menú Calendario y seleccionamos en Nuevo evento

Ingresamos los datos del nuevo evento, si queremos añadir más detalles al evento seleccionamos en Mas

Podemos añadir más datos al evento como también personalizarlo

Si lo que queremos es compartir el evento, nos vamos a la opción asistentes, buscamos el contacto y lo seleccionamos, si quieres también tener una sala de conversación, seleccionamos en Crear sala de conversación, una vez tengas todos listo selecciones en Guardar y listo, ya creaste un evento

Para verificar entramos con otro usuario, como puede ver, llego el evento con los detalles y además te genero un link para entrar a la sala de conversación

¿COMO USAR LOS TABLEROS EN NEXTCLOUD?

Si lo que quieres planificar un proyecto, el tablero es una herramienta que Nextcloud nos brinda, te permita organizar tu proyecto de manera detallada, para eso nos vamos al menú tablero y seleccionamos en Crear un nuevo tablero

Ahora le ponemos un nombre al tablero, un color y le damos en símbolo check para crearlo

Una vez creado entras al tablero, ahí va poder crear todas las tarjetas que requieras, las tarjetas son un conjunto de tareas que son asignados al grupo de trabajo

Dentro de las tarjetas puede crear todas las tareas que requieras, solo tienes que hacer Click en el símbolo + y escribir la tarea, una vez que esté listo la tarea le das enter

Ahora puedes compartir tu tablero con otros usuarios, primero seleccionas el símbolo de ver detalles, nos vamos a la opción compartir, escribes el nombre del contacto y lo seleccionas y listo, también puedes asignarle permisos, si quieres compartir un archivo, le das Click en Agregar al proyecto, seleccionas el archivo y listo, ya compartiste el archivo con tu contacto

Verificamos si se compartió el tablero entrando al otro contacto, y vemos el tablero compartido con el archivo, si vas a participar en la actividad solo seleccionas el símbolo de 3 puntos, escoges la opción asignarme esta tarjeta y listo, va a aparecer tu nombre en la actividad

HERRAMIENTAS ADICIONALES DE NEXTCLOUD

DOCUMENTOS BORRADOS DE NEXTCLOUD

Que sucedería si por accidente borras un Documento y quieres recuperarlo, Nextcloud cuenta con una papelear donde se almacenan todos los archivos que han sido borrado.

Solo tienes que ir al menú Archivos, ir al sub menú Archivos borrados, ahí se guardan todos tus documentos borrados, seleccionas lo archivos que quieres recuperar, te vas a Acciones, escoges la opción Restaurar, y listo vas a ver tus documentos devuelta en tu bandeja de archivos

MANEJO DE VERSIONES CON NEXTCLOUD

El control de versiones es una herramienta indispensable al momento de trabajar documentos en equipo, te permite dar seguimiento al documento, y retroceder en el tiempo en la versión guardada, Nextcloud cuenta con esta herramienta y te permite dar seguimiento a cualquier documento que actualices

Lo primero que vamos a hacer es seleccionar un documento que hallas modificado, seleccionamos el símbolo de 3 puntos y escogemos la opción detalles, ahora nos vamos a Versiones, vas a encontrar un historial de todas las modificaciones que se ha hecho al Documento

Supongamos que un miembro del equipo modifico el documento y borro información importante que quisieras recuperar, en el control de versiones todo el historial de los cambios, solo basta con seleccionar la versión a que quieres regresar y seleccionar el símbolo de Restaurar

Y listo regresaste en el tiempo, y recuperaste la información

Espero que te haya servido de mucha ayuda esta documentación

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