Vamos a explicarte cómo configurar y agregar una firma en Outlook, la aplicación de correo electrónico de Microsoft. Outlook es una aplicación con muchos recursos, y entre ellos está el de permitirte crear diferentes firmas y luego poder elegir cuál utilizar con cada una de las cuentas que tengas añadidas.

¿CÓMO CREAR UNA FIRMA HTML?

Si tu correo es profesional, seguramente querrás incluir tus datos de contacto de profesional, relacionados a la empresa.

Incluir elementos como:

  1. Nombre y apellidos. Además de aportar información, hará que la comunicación sea más personalizada.
  2. Empresa y cargo. Al igual que nombre y apellido, son elementos fundamentales. Siempre es interesante aportar valor corporativo.
  3. Numero telefónico y extensión.
  4. Sitio Web y redes sociales. Cada vez es más importante añadir esta información. Pero antes de añadir todas tus redes sociales piensa en las que sean más importantes a nivel profesional.
  5. El logo de la empresa. Ayudará a que tus clientes recuerden la marca de la empresa.

A la hora de diseñarla hay que tener en cuenta ciertos aspectos como la sencillez o no abarrotar de colores. Si no tienes conocimientos, existen herramientas gratuitas con las que construir esa firma. Entre las más populares encontramos:

EMAIL SIGNATURE GENERATOR

Esta herramienta gratuita y en español te permite generar la firma de tu correo electrónico de una manera rápida y sencilla. Simplemente debes rellenar los campos con la información que quieres incluir en tu firma. Es muy intuitivo.

Además, tienes la posibilidad de variar de forma automática diferentes diseños. También, los colores que componen tu firma para darle ese toque corporativo con los de tu empresa.

Al final, tendrás la opción tanto de copiar la firma como texto (e imagen, en caso haber incluido) o descargar como código HTML.

Si quieres usarlo te dejamos el siguiente enlace: https://www.hubspot.es/email-signature-generator

MY SIGNATURE

Esta herramienta se parece a email signature, mientras rellenas los campos con la información, se ve una previsualización de la firma. Esto te ayudará a ir realizando cambios en el momento.

Es interesante también que en el momento de la descarga, el sitio te ofrece unos pequeños tutoriales en forma de texto sobre como incluir la firma según el correo que utilices.

Si quieres usarlo te dejamos el siguiente enlace: https://es.mysignature.io/editor

CONFIGURAR FIRMA HTML EN OUTLOOK

Para introducir tu firma en este gestor, debes tener creado previamente el archivo de extensión .html con el diseño de tu firma. Te recomendamos que este documento lo guardes en el escritorio de tu ordenador para tener mayor accesibilidad al mismo. Aunque parezca difuso, este proceso te será muy fácil si sigues los siguientes pasos:

PRIMER PASO:

Abrimos Outlook y hacemos clic en menú Archivo situada arriba a la izquierda de la interfaz. En esta pestaña Outlook veremos varios apartados (situados en la barra lateral de navegación izquierda). Seleccionamos la sección Opciones.

Abrirá una ventana emergente con varias opciones de configuración. Entre todas ellas, debemos hacer clic en la segunda que aparece con el nombre de “correo”. Dentro de esta sección, encontraremos diversas opciones entre las cuales deberemos seleccionar “firmas” que se encuentra dentro de la primera subsección redactar mensajes.

SEGUNDO PASO:

Una vez hecho el clic en firmas nos aparecerá una pantalla donde debemos crear y nombrar nuestra firma. Para ello pincharemos sobre el botón nueva.

Nos aparecerá una pequeña ventana donde debemos insertar el nombre de nuestra firma, sin dejar espacio entre palabras.

TERCER PASO:

Con esto ya hemos creado el archivo que recogerá la firma html en los directorios de nuestro ordenador. Para llegar a él debemos acceder a la carpeta Signatures donde se encuentra la firma que hemos creado. Esta carpeta suele estar oculta en Windows. Para localizarla, bastará con a la siguiente ruta:

C:\Users\josel\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

En donde josel es el usuario del ordenador, en tu caso pondrás el nombre del usuario de tu PC. Una vez hayas ingresado a la carpeta Signatures, vas poder visualizar todas las firmas que hayas creado en Outlook.

CUARTO PASO:

De los archivos que se encuentren dentro de la carpeta Signatures debemos abrir el .htm en un bloc de notas. Ahora deberás abrir, con un bloc de notas, el diseño de tu firma html que, previamente has creado en tu ordenador, seleccionas todo y le das en la opción copiar

Una vez lo tengas copiado debes pegarlo en el archivo .htm, que hemos abierto previamente en el anterior proceso, en tu carpeta de Signatures y guardas los cambios.

QUINTO PASO:

Para probar si funciona, seleccionas en Nuevo mensaje y agregas la firma que has creado, ahora ya puedes disfrutar de tu firma profesional en Outlook.