9 consejos de productividad para mejorar la gestión del correo electrónico

9 consejos de productividad para mejorar la gestión del correo electrónico

¿A veces no parece que el correo se está apoderando de tu vida? Hay que leer y responder a las cuentas de correo electrónico durante aproximadamente el 28% de nuestra semana laboral total. No, no es una exageración.

La buena noticia es que existen formas prácticas para ayudar a reducir el tiempo que pasa lidiando con el correo electrónico. En muchos casos requiere un poco de planificación y compromiso para simplificar su rutina diaria de correo electrónico, pero todos son fácilmente alcanzables.

1. Organice el correo electrónico de tal manera que priorice las acciones

Por supuesto, hay muchas formas posibles de organizar sus correos electrónicos. Sin embargo aquí recomendamos una. Consiste en crear las siguientes 2 carpetas:

Requiere acción: estos son correos electrónicos que requieren una acción de su parte (además de simplemente responder)
Requiere respuesta: idealmente, desea responder a los correos electrónicos de inmediato. Esto alivia los cuellos de botella y evita que la bandeja de entrada se acumule, lo que genera gastos generales existenciales. Sin embargo, si por algún motivo no puede hacerlo, envíe los correos electrónicos aquí para más tarde.

Todos los demás correos electrónicos, una vez leídos, deben ir directamente a sus archivos permanentes apropiados utilizando las reglas (ver punto n. ° 5 a continuación), o deben archivarse manualmente en su lugar de descanso final. Todo lo que no requiera su atención no debería llamar su atención, y esta es una gran manera de reducir los gastos de tiempo y esfuerzos generales.

2. Cancele la suscripción de todo

En realidad, no estamos sugiriendo que se desuscriba de absolutamente todo, sin embargo, esto sonó más intrigante que “darse de baja de todo lo que no es absolutamente necesario”.

No hablamos de correo no deseado aquí; aquellos de los que no debería darse de baja. Anular la suscripción al correo no deseado es, en el mejor de los casos, una indicación para los remitentes de spam de que hay una persona en vivo al otro lado del correo electrónico. En el peor de los casos, lo llevan a un sitio web que ataca su computadora.

De lo que hablamos es de darse de baja de cada lista que no ofrece un valor sólido para su negocio. Pregúntese: “¿Alguna vez recibí valiosos consejos comerciales de este sitio?” Si su respuesta es no, ya sabe qué hacer.

3. Desactive notificaciones

Resista la tentación de recibir notificaciones en su escritorio y dispositivos móviles. Las investigaciones muestran que cuando se interrumpe una tarea (por cualquier cosa, no solo por correo electrónico), la tarea se reanudará, en promedio, 23 minutos y 15 segundos después. Si bien esto parece un número alto para simplemente verificar su correo electrónico, no hay duda de que interrumpir una tarea conduce a una pérdida de concentración y una disminución en los niveles de productividad.

Si todavía teme perderse un correo electrónico crítico, puede configurar una auto respuesta, redirigiendo todos los asuntos urgentes a su teléfono.

Una nota final: desactivar las notificaciones también significa desactivar todas las notificaciones de redes sociales que llegan a su correo electrónico. Afortunadamente, ya tiene un tiempo establecido para tratar con las redes sociales, por lo que desactivar las notificaciones por correo electrónico no debería ser un gran problema.

4. Limite la duración de sus respuestas

Corto y dulce, es nuestra recomendación . ¿Cuál es el punto principal de su correo electrónico? ¿Qué acción quiere que tome el destinatario? ¿Qué hechos críticos necesita transmitir en su correo electrónico?

Corte la charla Si realmente quiere ahorrar tiempo y aumentar su productividad, no se preocupe por las bromas.

Una forma de asegurarse de que usted limite la duración de sus respuestas es darse un límite fuerte y rápido: si eso es 3 oraciones o 5 realmente no importa. El punto es que usted tiene un límite y que está apegado a ello.

5. Use reglas de correo electrónico

Si bien la mayoría de la gente conoce las reglas de correo electrónico (como los filtros dentro de Outlook, Gmail), muchos de nosotros no las usamos de manera efectiva. Las reglas son simplemente acciones automáticas que su software de correo electrónico tomará dependiendo de las pautas que haya configurado.

Algunas reglas que lo ayudarán a aumentar la productividad de su correo electrónico pueden incluir:

  • Mueva MOVE + 0% todos los boletines de noticias automáticamente a un archivo ‘Por leer’ para que no necesite verlos hasta que esté listo para leerlos realmente.
  • Mueva todos los correos electrónicos en los que solo se transfiere a un archivo especial; estos a menudo no requerirán una acción particular de su parte.
  • Mueva todos los correos electrónicos personales que llegan a su cuenta de negocios a un archivo personal para leerlos más adelante.

6. Establezca un horario para verificar y responder a todos los correos electrónicos

Este es otro de esos consejos de los que todos han oído hablar, pero que nadie realmente sabe. Pero teniendo en cuenta la cantidad de tiempo y concentración que podemos perder cuando revisamos el correo electrónico al azar, definitivamente vale la pena hacerlo.

Elija un par de veces durante el día en que se ocupará de su correo electrónico: generalmente por la mañana y luego una vez antes del final de la jornada laboral. Si esto le resulta imposible, tenga en cuenta que Tim Ferris de la semana laboral de 4 horas tiene un autoresponder que indica que consultará el correo electrónico personal una vez por día y el correo electrónico comercial cada 7-10 días.

7. Vacía tu bandeja de entrada al final de cada día

¡Comenzar el día con la carga de correo electrónico del día actual es más que suficiente! Durante el bloque de tiempo programado para el correo electrónico, asegúrese de llevar la cuenta de la bandeja de entrada a cero para que pueda comenzar de nuevo a la mañana siguiente.

Si ha configurado carpetas con prioridad como se menciona en el n. ° 1, y está haciendo un buen uso de las reglas de correo electrónico (n. ° 5), esto debería ser manejable. Cualquier mensaje que deba tratarse debe ser movido o respondido, para que pueda volver a hacerlo todo mañana.

8. Tenga varias firmas de correo electrónico listas para llevar

Como propietario de un negocio, es muy probable que use más de un sombrero. Puede tener su sombrero “personal”, su sombrero de “dueño de negocio” e incluso su sombrero de “otro dueño de negocio” si tiene más de un negocio.

Es posible que también desee tener diferentes firmas para colegas, clientes o clientes; no es que su información personal o de contacto cambie, pero es posible que desee incluir enlaces a diferentes contenidos o diferentes promociones según el destinatario.

Crear firmas de correo electrónico para cada ‘sombrero’ y tenerlas listas para usar le ahorrará toneladas de tiempo y molestias cuando redacte o responda correos electrónicos. Esto es fácilmente factible dentro de la interfaz de Gmail, que personalmente uso y prefiero.

9. Use software para monitorear correos electrónicos urgentes

Si todavía está colgado en el n. ° 6 (solo revisa el correo electrónico a horas fijas), este es un consejo específico para usted: utilice software como AwayFind para asegurarse de que no le falta nada urgente.

 

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