Envio de boletines con PHP List

Envio de boletines con PHP List

Introducción

Envio de boletines con PHP List

Hoy en dia se requiere enviar comunicacion masiva a nuestros clientes.

Hay muchas formas, la mayoria es via postal, otra forma es enviando un correo electronico a cada uno de los interesados, si tenemos unas cuantas centenas podria tomarnos varios dias enviando correos. 

Necesitamos saber quien abrio nuestros mensajes y si realmente llegaron a su destino, necesitamos saber si nuestros clientes nos
estan viendo. 

PHPList

PHPList es el administrador de campañas por correo electronico mas popular, este, esta basado en software libre y es muy facil integrarlo con cualquier sitio web. Actualmente muchos sitios en internet lo usan para sus envios de boletines informativos en donde los usuarios se suscriben. 

Acceso a PHPList 

Una vez implementado este servicio es muy fácil acceder a el, tan solo con acceder a la ruta http://sitioweb.empresa.com/lists/admin 

Donde nos aparecera la siguiente pantalla, en donde pondremos nuestro usuario administrativo (normalmente admin) y contraseña

 Envio de boletines con PHP List 

Pagina de Administración

Envio de boletines con PHP List

En esta pantalla tendremos las siguientes opciones:

Funciones del sistema

  • setup – donde basicamente podemos validar la base de datos de nuestra instalación.
  • dbcheck – Donde se comprueba la estructura de la base de datos y si la misma, anda bien.
  • eventlog – Donde se registran todos los eventos realizados en phplist.

Funciones de Configuración

  • configurar – Aqui es donde configuraremos los parametros basicos de phplist, como nombre del sitio, mensajes al momento de suscribirse, de desuscribirse, reenvio de mensajes etc.
  • atributos – Configuraremos los atributos basicos que tendra nuestra lista de usuarios, tales como edad, sexo, nacionalidad, etc
  • spage – Pagina de suscripcion, aqui podemos configurar diferentes paginas de suscripcion para diferentes servicios.

Funciones de lista y usuario

  • list – Enumera las listas que tenemos para enviar, mediante estas listas podemos separar y mantener a nuestros grupos de usuarios, por ejemplo, podemos tener una lista de interes de automoviles, otra lista de tecnologia, otra lista de negocios etc.
  • usuarios – Muestra a todos los usuarios o suscriptores de nuestra base de datos
  • reconcile users – Reconcilia usuarios, es decir, verifica si hay duplicados, los elimina si los hay, los pone en determinadas listas.
  • importar – Aqui se puede importar usuarios de diferentes formas, la principal es subiendo mediante un archivos separados por coma CSV (esto se puede exportar mediante excel a CSV). Los usuarios deben estar en una misma columna con el encabezado “email
  • exportar – En esta opción podemos exportar los usuarios de todas las listas o de una determinada lista, esta lista es exportada a formato CSV, la cual se podra abrir posteriormente en Excel.

Funciones de administrador

  • admins – Define que usuarios de phplist tendran accesos administrativos a phplist, esta opcion es importante si queremos delegar esta función administrativa a diferentes personas o areas
  • adminattributes – Aquí se definen los atributos o permisos administrativos que tendran los usuarios arriba detallados

Funciones de mensaje

  • send – Desde esta opción podemos comenzar a hacer nuestro envio, seleccionando la lista respectiva, para mas detalles fijate en la seccion: Envio
  • template – Plantilla o Patron, Aqui se pueden definir las plantillas de mensajes que usaremos al envio, en vez de hacer todo desde cero, podemos definir una plantilla pre-hecha para ello.
  • mensajes – Se pueden visualizar los mensajes enviados o por enviar, los que estan en la cola, asi mismo se puede verificar su estado y sus datos de envio.
  • processqueue – Procesar la cola de envio, los envios de correos se hacen atraves de una cola de envio, en esta, se ponen los mensajes para que sean enviados mientras otros son enviados a ese momento, si por algun motivo no se pudo entregar los menajes estos son retenidos en la cola, en el caso de phplist, se puede procesar la cola para que envie los mensajes retenidos o forzar una salida de correos.
  • processbounces – Aqui se procesan los rebotes de los correos que han sido enviados y no ha sido posible entregar, la mayor causa de rebotes se da porque la direccion es incorrecta, el usuario no existe mas o el dominio no es correcto. PHPList puede redireccionar los rebotes a un buzon de correo especifico y de ahi jalar los rebotes mediante IMAP, esta funcion puede ser activada al momento de la instalación y configuración
  • Rebotes – Con esta opción podemos ver los rebotes que se han dado y el porque han rebotado, esta función es muy util para ver si realmente estamos entregando los mensajes. 

Creación de Listas

Envio de boletines con PHP List

Es muy fácil crear una lista de interes, aqui los pasos a seguir:

  • Desde la opción página principal debemos seleccionar listas.
  • En la parte inferior izquierda selecciona la opción añadir lista
  • Aparecerá una nueva pantalla, como se muestra arriba, allí colocaremos los parametros básicos de nuestra lista como:
  • Nombre de la lista – En donde indicaremos un nombre que describa la lista
  • Marcar esta casilla para que sea visible – Debemos marcar esta casilla si queremos que esta sea visible y elegible para ser usada por los oros usuarios o administradores de phplist
  • Orden de la lista – En donde especificaremos el orden que se le dara a la lista, esto es basicamente un numero de orden dentro de phplist
  • Dueño – El autor y quien podra eliminar/modificar/agregar en esta lista
  • Descripción de la lista – Donde agregaremos una pequeña descripción de la lista que estamos agregando, esto sera util despues para ver mas detalle de quienes estan suscritos a nuestra lista. 

Proceso de Envío

Como se podrá apreciar, el envio es sumamente fácil, basta con editar el contenido mediante el editor web, de la misma forma que si lo hicieramos con Word. Lo que hay que tener en cuenta es que debemos tener listo, los textos que queremos introducir y las imagenes a usar.

Para comenzar con el envio hay que realizar lo siguiente:

Desde la página principal, en la parte inferior, debemos ir a Funciones de mensaje –> Send

Contenido

En esta opción aparecerá el editor web, mediante el cual podremos escribir nuestros textos, darle formato, forma etc. Finalizado hay que presionar el boton guardar cambios. 

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Formato

Aqui seleccionaremos el formato con el que queremos enviar, los formatos disponibles son HTML (con imagenes y colores) y texto plano, en la cual solo se envia el texto. Finalizado hay que presionar el boton guardar cambios

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Calendario

Aqui se define cuando queremos enviar el boletin que estamos preparando, podemos seleccionar una fecha en el futuro o enviarlo inmediatamente. Finalizado hay que presionar el boton guardar cambios 

Envio de boletines con PHP List 

Envio de boletines con PHP List

Listas

Aqui especificamos a que listas de interes enviamos nuestros boletines, estas listas se deben realizar previamente antes del envio. Finalizado esto presionamos el boton inferior Enviar el mensaje a las listas seleccionadas 

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Varios

Aqui definiremos otras opciones, como una notificacion de envio a otra persona o envio de pruebas a un correo electronico especifico, notese que el usuario de envio debe estar registrado en alguna lista de interes de PHPList.

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Subiendo Imagenes

Para mostrar imagenes en nuestro boletin, es necesario subir las imagenes al servidor web, para despues incluirlas en nuestro codigo html.

La manera mas facil de hacer esto es copiar las imagenes desde nuestra PC en windows con WinSCP.

 

WinSCP

WinSCP es una herramienta para copiar de una maquina en Windows a un servidor en Linux o Unix, via SFTP. La conexion, se realiza por protocolo SSH y normalmente se hace por el puerto 22. Para ello bajamos la aplicación desde aquí y lo instalas en tu PC. 

Una vez instalado WinSCP, no mas falta ponerle la IP de nuestro servidor, el usuario, el password (de un usuario administrativo, normalmente root) y ya tenemos acceso a nuestro servidor De ahi es facil copiar, mover, arrastrar archivos desde un sitio a otro.

 

Precaución

Debido a que se trabaja directamente con un usuario administrativo del servidor, se necesita tener mucho cuidado con lo que se haga en el servidor, debido a que se puede dañar gravemente. 

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Incluyendo Archivos Adjuntos

Hay 2 formas de incluir mensajes adjuntos en nuestro envio de boletines, 

La primera es subiendo el archivo como tal, usando WinSCP y colocarlo en un directorio dentro de nuestro servidor web. De esta manera, cuando un usuario de la lista dé click al link, bajará o abrirá el link del archivo automaticamente. 

La otra forma es incluir, al momento de hacer el boletin un archivo adjunto. 

Esta última caracteristica no viene habilitada por defecto, sin embargo es posible activarlo desde la consola del mismo servidor.

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